Personel devam kontrol sistemi olarak bilinen Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), çalışanların işe giriş ve çıkışlarını tarih ve saat olarak dijital olarak kayıt altına alan ve raporlayan sistemlerdir.
Bu sayede çalışanların işe zamanında gelip gelmediği ya da işten zamanında, erken ya da geç çıktığı belirlenebilir. Çalışan sayısının fazla olduğu işletmelerde daha çok ihtiyaç duyulan PDKS ile çalışma sürelerinin takibi ve anlık olarak raporlanabilmesi işveren açısından daha kolaydır.
PDKS satın almadan önce bilinmesi gereken bazı hususlar vardır.
Turnike sistemi gerekli mi?
PDKS için turnike sistemi, elektronik kilitli kapı gibi geçiş kontrol sistemi olması gerekmez. Bu sistemler, lokasyona giriş ve çıkışların kontrol altına alınması, çalışanların kart okutma gibi işlemleri unutmasının önüne geçilmesi gibi durumlarda kullanılabilmektedir. Giriş ve çıkış işlemleri ile birlikte illa bir kilitli kapı açılması ya da turnike geçişi olmasına gerek yoktur.
Tercih edilecek PDKS bulut tabanlı mı yoksa bir donanım üzerinde mi çalışıyor?
Örneğin bir kart okuyucu ve bütün bilgilerin üzerinde tutulduğu bir cihaz üzerinden sağlanan PDKS için bu ana cihaz ya da panelin güvenliği, teknik destek ve bakımı gibi hususlar oldukça önemlidir. Ancak verilerini bulut üzerinde tutan bir PDKS'de güvenlik, bakım gibi işleri sizin düşünmenize gerek yoktur. Bu hizmetler, PDKS hizmet sağlayıcısı tarafından karşılanmaktadır.
Kullanılan donanım
Bazı sistemler RFID kartlar ve buna uygun okuyucular ile çalışmaktadır. Bazı sistemlerde biyometrik veriler (parmak izi okuyucu, yüz tanıma vb.) kullanılmaktadır. (Artık biyometrik veriler ile PDKS kullanımı KVKK açısından uygun değildir) Bazı sistemlerde ise QR kodlar kullanılarak giriş çıkış işlemleri yapılmaktadır.
QR kod kullanan sistemler genelde mobil cihazlar ile kullanılmakla birlikte burada da farklı senaryolar söz konusudur. Bu senaryola şu şekilde olabilir :
Mobil uygulama üzerinde sistem tarafından sadece çalışana özel ve sürekli değişen bir QR kod oluşturulur. Bu kod, ortamda bulunan bir QR okuyucu veya tablet kamerasına okutulur.
Ortamda bulunan print edilmiş QR kod çalışan tarafından mobil cihazı ile okutulur.
RFID kart veya mobil cihaz kullanımı tercihlerine, çalışanlara sağladığı kullanım kolaylığı, güvenlik gibi hususlar göz önünde bulundurulmalıdır.
Konum Doğrulama Özelliği
Mobil uygulama üzerinden çalışan PDKS'lerde giriş ya da çıkış işlemi yapılırken, çalışanın işyeri konumunda olup olmadığı GPS üzerinden kontrol edilir. Çalışan, işyeri konumu dışında herhangi bir yerden bu işlemleri yapamaz. Bu özellik oldukça kullanışlı ve işe yarar bir özellik olarak karşımıza çıkmaktadır.
Yönetim kolaylığı
Bir PDKS'de çalışan ekleme, çıkarma, raporlama, yönetim paneline web ve mobil platformlardan erişim, yetkilendirmeler gibi hususlarda kullanıcılara sağladığı kolaylıklar PDKS tercihinde önemli bir kriter olmalıdır.
Raporlama
Tarihe, saate, kişiye, konuma göre detaylı ve anlık raporlama yapılabilmeli, raporlar excel ve pdf formatlarında dışa aktarılabilir olmalıdır.
Bildirimler
İstenilen birim ya da kişilere günlük ya da istenilen periyotlarda otomatik olarak giriş çıkış raporları gönderilebilmelidir. Geç gelme, erken çıkma, çalışma süresi, fazla mesai süresi gibi veriler bildirimlerde ve raporlarda yer almalıdır.
Maliyet
Bazı işyerlerinde sadece maliyet baz alınarak sistem tercihi yapılmaktadır. Sadece maliyet ya da sadece sistem özelliklerine bakarak bir PDKS seçimi çok sağlıklı bir yöntem değildir. İlk kurulum, donanım, teknik destek ve bakım gibi maliyetleri göz önüne alarak tercih yapmak gerekir. Bazı PDKS'ler bulut tabanlı ve SaaS modeliyle çalışmaktadır. Bir donanım ya da altyapı yatırımı gerekmez, sadece sisteme abone olarak kullanmaya başlarsınız. İstediğiniz zaman hizmeti kullanmayı durdurabilirsiniz. Yani kullandığınız kadar ödeme yapar, hemen kullanmaya başlayabilir ya da aldığınız hizmeti istediğiniz zaman durdurabilirsiniz. Atıl duruma düşen herhangi bir donanım ya da alt yapınız olmaz. Bu açıdan SaaS modeli ile çalışan PDKS'ler artık işletmeler tarafından daha çok tercih edilmektedir.
Sonuç olarak;
İhtiyaçlar göz önüne alınarak doğru tercih edilmiş bir PDKS ile çalışanların işe giriş çıkışları, çalışma süreleri, fazla mesai saatleri kolaylıkla takip edilebilir. Bu işlemlerden sorumlu yönetici ya da çalışanların iş yükü azalır ve hatalar ortadan kalkar. Hızlı raporlama ile çalışanlarınız için puantaj ve fazla mesai ücreti hesaplaması kolaylıkla yapılabilir.
Gir-in bulut tabanlı mobil ve web uygulaması, ölçek ve sektör fark etmeksizin her işletmede PDKS olarak kullanılabilir. Herhangi bir donanıma ihtiyaç olmadan ve abonelik sistemi ile kullanıldıkça ödeme yapılır. Çalışanlarınız için istediğiniz QR kodlu giriş çıkış seçeneklerini kullanabilir, aynı zamanda konum doğrulaması da yapıldığından sistemin amacı dışında kullanılmasının da önüne geçilmiş olur.
Hemen şimdi www.gir-in.com sitesini ziyaret ederek demo hesabınızı oluşturabilir, uygulamamızı 14 gün ücretsiz kullanabilirsiniz.