Şirketler ve kurumların, gelen ziyaretçiler için süreci uçtan uca kurgulaması olumlu bir algı ve imaj açısından oldukça önemlidir. Ziyaret süreci iki kurgu üzerinden planlanmalıdır. İlki, önceden haber verilmeden anlık olarak gelen ziyaretçiler için diğeri ise önceden haber verilmesi suretiyle rezervasyon oluşturulan ziyaretçiler içindir.
Anlık ve rezervasyonlu ziyaretçiler için süreç, ön büro, güvenlik ya da resepsiyon gibi her şirket ve kurumda farklı kurgulanan alandan başlar. Aslında ilk iletişim noktası da denilebilecek bu alana gelen ziyaretçi için ilk izlenim, o şirket ve kurum hakkında bir ön bilgi verir. Bu ilk izlenim ve ön bilgi çoğu zaman ziyaretçinin zihninde kalıcı olur. Dolayısıyla ziyaret süreçleri kurgulanırken bu nokta gözden kaçırılmamalıdır. Ziyaretçi yönetim sistemi üzerinden süreçlerini işleten şirketler ve kurumlar bu konunun öneminin farkındadırlar.
Ziyaretçi yönetim sistemleri hem anlık hem de rezervasyonlu ziyaretçi süreçleri için çözüm sunmaktadırlar.
Bir ziyaretçi için önceden rezervasyon yapılması, ön büro, güvenlik ya da resepsiyon süreçlerinin kolaylaştırılmasına yardımcı olur. Buradaki görevliler o gün için kimlerin geleceğini bilir, buna göre -gerekli ise- hazırlık yapabilir. Ziyaretçiler ise gelmeden önce ihtiyaç duyacakları bilgilere sahiptir ve geldiğinde bu aşamadaki işlemler hızlı bir şekilde gerçekleştirilir.
Ziyaretçi rezervasyonu
Ziyaretçi yönetim sistemi üzerinden bir ziyaretçi için rezervasyon yapıldığında, kiminle görüşeceği, şirket veya kurum adresi, İSG ve KVKK gibi yasal zorunluluğu olan içeriklerin okunması, onaylanması gibi işlemler sistem üzerinden takip edilir. Aynı zamanda görüşülecek kişiye de önceden bilgilendirme yapılarak gelecek ziyaretçi bilgileri gönderilir. Şirket veya kurum çalışanları kendilerine gelecek ziyaretçilerin ziyaretçi yönetim sistemi üzerinden rezervasyon kaydını oluşturur. Bu işlemle birlikte hem ziyaretçiye gerekli bilgiler gönderilir hem de ön büro, güvenlik ya da resepsiyon görevlilerinin ekranına rezervasyon bilgisi düşer.
Ziyaretçi sürecinde güvenlik
Bir şirket veya kurumdaki ziyaret süreçlerinde genellikle ziyarete gelinen kişi ya da çalışan, kendi ziyaretçisi hakkında önceden bilgi sahibidir. Ön büro, güvenlik ya da resepsiyon alanı görevlilerinin de bu bilgiye sahip olması çok önemlidir. Çalışanların bilgi sahibi olamayacağı bazı güvenlik, protokol vb. durumlar olabilir. Ön büro, güvenlik ya da resepsiyon alanı görevlilerinin bu bilgiye sahip olması, bazı tedbirleri ve önlemleri önceden alabilmesine imkan tanır. Dolayısıyla ziyaretçi planlamasında bu konu oldukça önemlidir.
Gir-in ziyaretçi rezervasyonu
Bulut tabanlı Gir-in ile sunulan ziyaretçi yönetimi modülü ile tüm ziyaret süreçleri kolay ve hızlı bir şekilde planlanır ve süreç bitiminde de raporlanır. Çalışanlar, Gir-in mobil uygulaması üzerinden ziyaretçileri için rezervasyon kaydı oluşturabilir. Bu kayıt oluşturulunca ziyaretçiye bir e-posta gönderilir. Bu e-postada; adres, ziyaret tarih ve saati, şirket ya da kurumun İSG ve KVKK ile ilgili varsa önceden okunması ve onaylanması gereken içerikleri için linkler ile bu bilgilerin QR kodu yer alır. Ziyaretçi bilgisi aynı zamanda ön büro, güvenlik ya da resepsiyon alanı çalışanlarının Gir-in ekranlarına da düşer. Bu şekilde uçtan uca başarılı bir ziyaret süreci gerçekleştirilir. Gir-in üzerinden rezervasyonlu ziyaretçi haricinde anlık gelen ziyaretçiler için de kayıt işlemleri yapılabilir. Bu konuyu başka bir blog yazımızda ele alacağız.
Hemen şimdi sitemiz üzerinde demo hesabınızı oluşturabilir, uygulamamızı 14 gün ücretsiz kullanabilirsiniz.